2.3 Plan a collaboration solution

Use Configure Yammer.com versus newsfeeds; coauthoring, Office 365 groups; Project Online, access files across multiple client devices; migrate files to OneDrive for Business; Excel services, Visio services, App Store; implement enterprise eDiscovery using the web UI and Windows PowerShell; implement Office 365 video; use Delve for collaboration; configure Data Loss Prevention

Når vi skal benytte PowerShell opp mot SharePoint Online må vi sørge for at følgende er gjennomført på forhånd: Vedlegg 1: Oppkobling mot SharePoint Online..

2.3.1 Use Yammer.com versus newsfeeds

When Newsfeed is turned off, Yammer is the social experience where you can follow people and the information they share. To reduce confusion, the ability to follow people, documents, and tags in SharePoint Newsfeed is turned off. If you turn Newsfeed on, you get the ability to follow people, documents, and tags in SharePoint Newsfeed. Note that even if Newsfeed is off, basic operations continue to work. For example, you can still follow sites for bookmarking purposes and the site feed is still available.

For å endre mellom Yammer.com Service og SharePoint Newsfeed må vi inn på SharePoint Admin Center > Settings:

Ønsker du mer informasjon? Office 365 enterprise social experience: Yammer and Newsfeed.

2.3.2 Co-authoring, Office 365 groups and Project Online

Co-authoring

Med Office365 kan flere brukere samskrive på dokumenter. Det er hovedsaklig to metoder for samskriving: Det første er vanlig samskriving, hvor man skriver i blokker, og endringer skjer når man oppdaterer. Det andre er Real-Time samskriving hvor endringer skjer kontinuering for hvert enkelt tegn. Nedenfor er et eksempel hvor man skriver sammen med en annen person i Real-Time.

For at dette skal være mulig må følgende kriterier være oppfylt:

A shared storage area:: OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, or a SharePoint Server document library to store your files. For real-time co-authoring, you must use the online versions, but regular co-authoring works fine with on premise SharePoint Server.
Apps that support co-authoring: Word and PowerPoint on all platforms, and on all versions since Office 2010, Excel Online, Android, and Windows Mobile. In addition, real-time co-authoring is supported on Word for Windows Desktop 2016, and Word, PowerPoint, and Excel Online.
A co-authoring friendly document:Co-authoring is only supported on modern file formats: .docx, .pptx, and .xlsx.
Co-authors:: People with permission to access and edit the documents to co-author with you.

Ønsker du mer informasjon? Document collaboration and co-authoring .

Office 365 groups

Office365 Groups er en tjeneste som skal bidra til samhandling blant en gruppe mennesker. Medlemmer av en slik gruppe blir medlem av en distribusjonsliste, dokumentbibliotek for å lagre dokumenter (OneDrive/SharePoint), felles notatblokk (OneNote), planleggingsverktøy (Planner). Bruker man O365 Group mot Outlook vil man også få tilgang til en felles kalender.

For å opprette en slik gruppe kan vi gå inn på Outlook eller Yammer:

Når vi oppretter må vi velge mellom Public eller Private Group.

Public: Content in a public group can be seen by anybody in your organization, and anybody in your organization is able to join the group.
Private: Content in a private group can only be seen by the members of the group and people who want to join a private group have to be approved by a group owner.

Ønsker du mer informasjon? Learn about Office 365 groups

Project Online

Først må vi sørge for at vi har noen lisenser vi kan dele ut. Velger Project Online Professional (Free Trial).

Deretter finner vi brukere som vi ønsker å tildele applikasjonen. Under Product Licenses velger vi Edit.

Huker av for at bruker skal få lisens.

Nå har vi tildelt lisens til bruker. Nå er det bare å smøre seg med tålmodighet, mens applikasjonen settes opp for brukeren. Dette oppretter automatisk en ny Site Collection under SharePoint Online.

NB! Oppsettet bruker 30 minutter til én time å bli ferdig.

Step 1: Sign up for Project Online

Step 2: Add people to Project Online

Step 3: Set up shop in Project Online

2.3.3 Access files across multiple client devices

En av fordelene med å lagre filer/dokumenter i Office365 er muligheten til å kunne aksessere disse fra nesten hvilken som helst Device, enten dette er PC, nettbrett eller mobiltelefon.

Ønsker du mer informasjon? Set up Office 365 file storage and sharing.

2.3.4 Migrate files to OneDrive for Business (OD4B)

OneDrive for Business Setup Guide

Det finnes også en OneDrive for Business Setup Guide fra Admin Center. Dette er et verktøy som gir deg mulighet til å sette opp OD4B i ditt miljø, og som gir deg veiledning basert på ditt behov. Man finner denne under Users > Data migration.

Setup Guide gir mulighet for følgende:

Pre-provision user sites
Configure SharePoint Online My Site settings
Change file storage quotas
Change the default Search Center site
Add a secondary admin and owner to My Sites
Enable file sync restrictions
Manage mobile device or mobile application access to OneDrive for Business data

Tre steg for å migrere filer til OD4B

PART 1: Det første vi må gjøre er å vurdere hva som skal migrere, hvor finnes filene i dag, hvilke format er filene?
PART 2: Neste steg er å faktisk kopiere filene over fra kildeområde til OD4B. Her må det vurderes hvor mange som skal migreres over? Hvordan vi sørger for at filer vi skal flytte får ny/endret data under migrering? Vi må sørge for at admin har tilgang til området og at området er opprettet i forkant (f.eks Pre-provision user sites med OneDrive for Business Setup Guide)
PART 3: Rulle ut NGSC til klienter med automatisk/dynamisk konfigurasjon.

Next Generation Sync Client

Februar 2016 kom en ny synkroniseringsklient NSGC (onedrive.exe) som erstattet en gammel synkroniseringsklient (groove.exe). Den nye synkroniseringsklienten var mye mer stabil, gav bedre kontroll på hva som synkronsieres, og det kommer nye versjoner kontinuerlig.

Ønsker du mer informasjon? New OneDrive sync client release notes.

I forbindelse med synkronisering av filer er Set-SPOTenantSyncClientRestriction en PowerShell-kommando som kan være nyttig å kjenne til. For eksempel når man ønsker at brukere skal benytte den ny synkroniseringsklienten Next Generation Sync Client (NGSC).

# Tvinger brukere til å oppgradere til nyeste versjon av OD4B klient.
Set-SPOTenantSyncClientRestriction -GrooveBlockOption "HardOptIn"

2.3.5 Use Excel services and Visio services

Excel services

Excel Services is a SharePoint technology that extends Excel by using server technology. It lets a user access a workbook from the browser, while the server manages security and storage for the workbook and does any calculations that might be required. Users can navigate or sort and filter data in the workbook in the browser.

Det er altså at vi benytter SaaS-løsning gjennom Office365, og hvor filene ligger lagret på et SharePoint/OD4B-område. Vi trenger ikke å ha installert Excel på enheter vi jobber på, men kan likevel benytte oss av applikasjonen.

Dermed kan bruker benytte seg av Excel Services:

Ønsker du mer informasjon? Getting Started with Excel Services and Excel Web Access.

Visio services

Dette er tilsvarenede Excel, bare for Microsoft Visio. At vi enkelt kan redigere Visio-filer uten selv å ha applikasjonen installert på enhet. Men i forskjell til Excel er ikke Visio inkludert i E3-lisens, så vi må kjøpe dette

og tildele en bruker lisens

2.3.6 Use App Store and enterprise eDiscovery

Electronic discovery, or eDiscovery, is the process of identifying and delivering electronic information that can be used as evidence in legal cases. You can use eDiscovery in Office 365 to search for content in Exchange Online mailboxes, Office 365 groups, SharePoint Online and sites, and Skype for Business conversations.

Det er altså en metode for å kunne søke gjennom data som ligger innenfor vår tenant, som vi kan benytte som bevis. Med å sette opp saker, med ulike søk kan vi finne frem til informasjon i Exchange Online, SharePoint Online og offentlige mapper. Dette administeres fra Admin Center > Security and Compliance

Permisson

Search and Investigation

eDiscovery Case: Oppretter en spesiell sak, hvor vi tildeler en rekke personer/grupper tilgang til. Deretter kan vi benytte en eller flere Content Search innenfor denne saken.

Content Search: Selve søket mot informasjon. Kan opprette en eller flere søk.

Skriver inn omfang av søket. Hvilke områder skal vi søke på? Exchange? SharePoint? Offentlige mapper? Alle?

Deretter må vi spesifisere ett eller flere søkeord, og eventulle Conditions for søket.

Etter at søket er opprettet, starter søket og vi får infromasjon når det er ferdig. VI kan se hvor mange elemeneter den fant, når den var kjørt sist og hva den har søkt på.

Preview search results gir oss innblikk i tilfellene som har skjedd. I dette tilfellet bare en epost jeg sendte som inneholdt ordet "eDiscovery".

Ønsker du mer informasjon?

2.3.7 Implement Office 365 video

Office 365 Video is an intranet website portal where people in your organization can post and view videos. It's a streaming video service for your organization that's available with SharePoint Online in Office 365. It's a great place to share videos of executive communications or recordings of classes, meetings, presentations, or training sessions, for example.

Det er altså en applikasjon i Office365, hvor brukerne kan opprette kanaler, laste opp videoer og dele dette med medarbeidere. Dette er en tjeneste som bygger på Azure Media Services. For å kunne benytte oss av denne tjenesten må følgende være på plass:

Brukerne må ha lisens for SharePoint Online
Videoer må være i format som støttes av Office 365 Video

Slå på/av Office 365 Video

For å slå på denne tjenesten kan vi gjøre dette under SharePoint Admin Center > Settings.

Administere Office 365 Video

Det finnes to ulike Administratorer for Office 365 Video. Man kan sette dette under Office 365 Video > Portal Settings.

Video admins: Administrator som kan gjøre alt, samt endre A user or security group that has video admin permission can perform the procedures described in this article. SharePoint Online tenant admins for your organization have video admin permission by default.
Channel admins: Kan opprette kanaler, og administere disse. Default har alle i organisasjonen denne rollen. Video Admin kan endre på dette.

Man kan også fremheve/tilpasse videoer for organisasjonen:

Ønsker du mer informasjon?

2.3.8 Use Delve for collaboration

Delve helps you discover the information that's likely to be most interesting to you right now - across Office 365. Find information about people - and through people - and help others find you.

Office Delve hjelper oss å finne relevante dokumenter og filer, uansett hvor de skulle befinne seg i Office 365. Delve endrer ikke rettigheter, så man vil bare kunne se dokumenter man selv har rettigheter. Alle har sin egen profil under applikasjonen Delve. Her ser man dokumenter/personer som er knyttet til deg.

For at Delve skal kunne fungere, må vi ha Enabled Office Graphs, som er en teknikk som Office Delve bygger på.

The Office Graph is a representation of the relationships and interactions between objects in Office 365 such as people and documents.

Dette kan vi se under SharePoint Admin Center > Settings:

Ønsker du mer informasjon:

2.3.9 Configure Data Loss Prevention

With a data loss prevention (DLP) policy in the Office 365 Security & Compliance Center, you can identify, monitor, and automatically protect sensitive information across Office 365. Examples of sensitive information that you might want to prevent from leaking outside your organization include financial data or personally identifiable information (PII) such as credit card numbers, social security numbers, or health records.

Data Loss Prevention (DLP) er en metode som skal forhindre at sensitiv data blir lekket fra vår Office 365 organisasjon. Vi kan identifisere sensitiv informasjon mellom områder som Exchange Online, SharePoint Online eller OneDrive for Business. Vi kan forhindre at sensitiv informasjon blir delt, og hjelpe brukerne med å forstå policy uten å bli forhindret.

Administrasjon av DLP

For å administrere DLP går vi på Admin Center > Security and Compliance > Threat Management > Data loss prevention

En DLP-policy består av følgende:

Location: En DLP-policy må ha et område den skal dekke. Det kan være en eller flere områder. Det er for eksempel SharePoint Online, Exchange Online og/eller OD4B, og det kan være en eller flere Sites.
Rule: En DLP-policy kan ha en eller flere regler, og regler består av Conditons og Actions.
Condition: En regel må ha en eller flere Condition. Conditions er veldig viktig for det er denne som sier hvilken informasjon vi leter etter. Vi kan ha flere Conditions innenfor en regel for å snevre ned søket vårt.
Action: En regel må ha en Action. Det kan enten være at innholdet blir blokkert, eller at det sendes varsler til brukere.

Eksempel: Opprette en DLP-policy