3.2 Create and manage external contacts, resources and groups

Create and manage resource mailboxes; create shared mailboxes; create external contacts; assign additional email address to contacts; create and manage distribution list and members; delegate permissions using the web UI and Windows PowerShell

For å benytte PowerShell mot Exchange må vi koble oss opp: Vedlegg 1: Oppkobling mot Exchange Online

3.2.1 Create and manage resource mailboxes

Det finnes to ulike typer Resource mailboxes:

• Room mailbox
• Equipment mailbox

Room mailbox

A room mailbox is a resource mailbox that’s assigned to a physical location, such as a conference room, an auditorium, or a training room.

Slike kan benyttes til å reservere f.eks møterom, hvor mailboksen kan svare om det er ledig eller ikke. For å kunne opprette rom i Office365 må man være administrator med enten rollen Organization Management eller Recipient Management. Om rettigheter kan man se under kapittel 3.2.6 Create Members and delegate permissions.

For å opprette fra Exchange Admin Center (EAC):

• Recipients > Resources > Plusstegnet > New Room Mailbox.

Etter den er opprettet kan vi redigere ressursen, og gi den mer infomrasjon. Det kan være om ressursen skal automatisk svare eller om en person må godkjenne, regler for reservering/leie av ressursen, eller kontaktinformasjon. Dette gjelder både for Room mailbox og Equipment mailbox.

Ønsker du mer informasjon om dette? Create and manage room mailboxes.

Equipment mailbox

An equipment mailbox is a resource mailbox assigned to a resource that's not location specific, such as a portable computer, projector, microphone, or a company car.

Dette kan benyttes til å reservere f.eks prosjektor, hvor mailboksen kan svare om den er ledig eller ikke. Dermed kan ansatte seg i mellom reservere/leie utstyr som ikke er knyttet til en bestemt lokasjon.

For å opprette fra Exchange Admin Center (EAC):

• Recipients > Resources > Plusstegnet > New Room Mailbox.

For å opprette dette med PowerShell kan man benytte New-Mailbox og vi benytter parameter -Room eller -Equipment som er en Switch.

# Oppretter Room mailbox
New-Mailbox -Room -UserPrincipalName [email protected] -Name "Conference Room 001"

# Oppretter Equipment mailbox
New-Mailbox -Equipment -UserPrincipalName [email protected] -Name "Car 001"

3.2.2 Create shared mailboxes

Shared mailboxes in Office 365 make it easy for a group of people to monitor and send email from a common email addresses. When a person in the group replies to a message sent to the shared mailbox, the email appears to be from the shared mailbox, not from the individual use.

For å oppsummere opprettelse av en felles mailboks, kan dette deles inn i tre deler. Dette kan gjøres fra både Admin Center og Exchange Admin Center.

1. Først må vi opprette en felles mailboks.
2. Det andre er å legge til brukere/grupper til den felles mailboksen.
3. Tilslutt må vi tildele rettigheter til de ulike brukerne/gruppene.

For å opprette dette med PowerShell kan man benytte New-Mailbox

# 1: Oppretter en felles mailbox for en avdeling
New-Mailbox -Shared -UserPrincipalName [email protected] -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department"

# 2: Tildeler felles epost til en bestemt sikkerhetsgruppe som heter MarketingSG
Set-Mailbox -Identity "Sales Department" -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG

# 3: Tildeler rettigeter til sikkerhetsgruppen
Add-MailboxPermission -Identity "Sales Department" -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Ønsker du mer informasjon om dette? Create shared mailboxes in Office365.

3.2.3 Create external contacts

Under EAC > Recipients > Contacts finnes det to ulike typer kontakter.

• Mail user
• Mail contact

Likheten mellom disse to typene er at begge har ekstern epost-adresse og innholder infomrasjon om mennesker som er utenfor vår Exchange Online, men som kan bli vist i vår delte adressebok/adresselister. Forskjellen er at en mail user har innloggingsinformasjon til å koble seg til vår Exchange Online / Office 365, og kan få tak i ressurser.

For å opprette en enkelt ekstern kontakt med PowerShell kan vi benytte cmdlet New-MailContact for Mail Contact, mens vi kan benytte New-MailUser for å opprette en Mail User.

# Oppretter ny Mail Contact
New-MailContact -Name "Erik Masdal" -ExternalEmailAddress "<brukernavn>@hotmail.com"

# Oppretter ny Mail User
$password = Read-Host "Enter password" -AsSecureString
New-MailUser -Name "Ed Meadows" -Password $password -ExternalEmailAddress [email protected] -UserPrincipalName [email protected]

Har man behov for å importere mange eksterne kontakter kan man benytte seg av Bulk-metode. Kort oppsummering handler det om å ha en CSV-fil som input, deretter PowerShell for å gå gjennom denne filen og opprette objektene. Kan finne en Guide på dette her: Bulk import external contacts to Exchange Online